Comment gérer les emails entrants ?

Les messageries électroniques sont des outils qui gaspillent énormément d’espace disque et de temps. Nous recevons chaque jour un grand nombre de courriers allant de quelques mots à des présentations (PowerPoint) volumineuses. Si nous laissons s’entasser ces courriers et publicités (généralement des spam), notre boîte aux lettres se trouve vite saturée d’informations non utilisables.

Avec les serveurs de messagerie, vous avez des fonctions qui permettent de limiter les tailles des messageries en définissant des quotas. Malgré tout, je suis persuadé que l’autodiscipline est la meilleure solution. Plus nous avons de messages dans nos boîtes aux lettres, plus nous gaspillons du temps à les gérer. Donc le premier des conseils est de ne pas vous laisser déborder.

Vous pouvez essayer d’imaginer le tas de papier ou de prospectus que vous auriez si vous déposiez chez vous à un endroit précis tout ce que vous recevez par la poste pendant un mois. De plus, il vous faudra certainement retrouver certaines informations telles que des factures à payer, des relevés, des chèques de remboursement, etc. Avec ce tas, la chose ne sera pas facile.

Vous pourriez me dire : « Oui mais avec l’informatique, c'est beaucoup plus facile. »
C’est vrai mais le volume de courrier n’est pas le même. Même avec les fonctions de tri ou de recherche, vous risquez d’être vite débordé.

Quelles sont les inconvénients d'une boîte aux lettres volumineuse :
- Elle demande plus de temps à sa gestion,
- Il est difficile de se rappeler "quel email dit quoi"
- Elle cause des problèmes de fonctionnement,
- Nous avons la sensation d'avoir oublié quelque chose,
- Etc

Quelles sont les solutions ?
- Effacez tous les Spams,
- Lire les emails personnels puis les effacer,
- S'occupez des emails pour "Info" et pour "Action" puis les effacer :
* Effacez ou archivez tous les emails pour "Info" après les avoirs lus,
* Agissez sur les emails pour "Action" qui prennent moins de 2 minutes,
* Pour les autres emails, déplacez les dans un dossier de ToDo (A faire).

Le dernier conseil que je pourrais vous proposer est d’éduquer vos collègues, vos amis sur leur manière d’utiliser la messagerie. Si vous ne l’avez pas encore lu, je propose de lire mon article sur les six commandements.

Et vous, comment gérez-vous votre messagerie ? Quelles sont vos méthodes ?


« Plus vous laissez de temps à un travail pour se réaliser, et plus il a tendance à prendre ce temps qui s’allonge pour se réaliser. » Cyril Northcote Parkinson

Spam : Courrier indésirable
L’origine du mot Spam provient d’une marque de corned-beef américain. Plus précisément SPAM est un acronyme pour Spiced Pork And Meat (pâté épicé à base de porc et de viandes).

Comment réussir sa prise de fonction ?

Nouveau travail ou changement de fonction, c’est un nouveau défi à relever. Pour réussir dans ce nouveau travail, nous avons souvent très peu de temps pour nous intégrer et pour apporter de la valeur à l’entreprise. Nous devons marquer rapidement des points pour rassurer notre responsable de nous avoir choisi. Quelle valeur allez-vous apporter à la société ? En vous embauchant, l’entreprise fait un investissement et elle espère avoir un retour sur investissement rapide.

Je vous présente ici quelques pistes à suivre pendant cette phase de transition :

- Connaître l’objectif ou les objectifs attendus
Nous devons obtenir de notre responsable le plus rapidement possible ses attentes par rapport à notre nouvelle mission. Si nous n’avons pas d’objectif clair, nous ne saurons pas dans quel sens aller. Vous serez peut-être obligé de demander des précisions mais également d’obtenir des ordres de priorité. L’idée étant d’avoir des objectifs compris et partagés. Dans ce sens, il faudra reformuler les objectifs de vive voix mais aussi par écrit. Vous pouvez aussi lui demander de quelle manière il souhaite échanger avec vous.

- Faire le point (bilan) de la situation
Avant de se lancer tête baissée dans ses nouvelles fonctions, nous devons étudier la situation et comprendre l’environnement. Cette phase passe par des discussions formelles ou informelles avec ses collègues, collaborateurs, clients et fournisseurs et des visites de services ou sites. Ces discussions vous permettront de vous forger une idée sur ce qui marche ou ne marche pas et de connaître les liens politiques, de pourvoir et autres entre les personnes et les services. Je pense qu’il est très important de prendre du temps pour cette phase. Ce bilan vous évitera des erreurs et vous aidera à trouver des solutions pour remplir vos objectifs.

- Créer des liens relationnels (son réseau dans l’entreprise)
En fonction des situations, il peut être important d’avoir des appuis pour faire avancer ses idées. Vous n’êtes pas obligé de regarder uniquement l’organigramme de la société pour trouver des appuis. Il existe des pouvoirs différents des lien hiérarchique.

- Agir et obtenir de petits résultat rapidement en fonction du contexte et des objectifs
Pour obtenir rapidement la confiance, nous devons avoir des résultats. Il n’est pas nécessaire de faire de grandes choses mais de réaliser de petites victoires. Posez-vous la question : Qu’est ce que je peux mettre en place dans un temps relativement court ? Les petits ruisseaux font les grands fleuves. Après avoir obtenu des résultats positifs, vous aurez plus confiance en vous, tout comme votre entourage. Ainsi, vous pourrez aborder des sujets plus importants de manière plus sereine.

- Etablir un plan de réalisation et le suivre
Vous devriez voir cette phase de transition comme un projet. Il vous faudra définir des actions à réaliser et faire régulièrement le bilan de votre avancement. Je vous conseille également de le faire avec votre responsable aussi régulièrement que possible. Il ne faut pas attendre qu’il vous demande des résultats mais prendre les devants.

A plusieurs reprise, j’ai utilisé ces principes au cours de promotion ou de changement d’entreprise et ils ne m’ont apporté que des éléments positifs.

Et vous quelle est votre méthode ? Utilisez-vous ces principes ou d’autres ? Lesquels ?

« La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires » Peter Drucker

Guide de carrière dont vous avez besoin

En général, les livres sur le management ou le monde de l’entreprise sont assez ennuyeux, théoriques et austères. Mais depuis quelques temps, nous pouvons lire des livres d’un autre genre dans ce domaine (exemple : roman industriel « Le But » de Dr Goldratt) . En Février 2009, les éditions Vuibert ont traduit et sorti la version française des "Aventures de Johnny Bunko" un manga américain sur le monde de l’entreprise. Au Japon, nous pouvons trouver des mangas sur tous les sujets : guide de cuisine, manuel de bricolage, etc. Par contre en occident, c’est le premier manga sur le business, et l’auteur n’est autre que Daniel Pink ex-conseillé de Al Gore (1995-1997) et l'illustrateur, Rob Ten Pas.

J’espère que ces expériences réussies feront « boule de neige » dans le monde de l’édition et des auteurs. Ces deux exemples montrent que nous pouvons apprendre en nous "divertissant".

Voici un rapide résumé des "Aventures de Johnny Bunko" :
Johnny Bunko est un jeune comptable qui n’aime pas son travail. Il est coincé dans ce boulot où il n’arrive pas à s’épanouir. Au cours d’une nuit de travail à plancher sur des dossiers, il rencontre une jeune femme mystérieuse qui va l’aider à changer le cours de sa vie …

Vous trouverez sur ce lien la vidéo de présentation du livre :
Johnny Bunko trailer from DHP on Vimeo

Sur ces liens, vous trouverez un extrait du livre :
- en français (quelques pages) : Page de l'éditeur
- en anglais (premier chapitre) : Site Web du livre





Bunko est un format d’édition japonais (ressemble au format de Poche en France) qui désigne une publication de petit format épais. Ce format est utilisé plus généralement pour les mangas.

Comment se former et gagner plus ?

En tant que salarié, vous avez des devoirs et des droits, et vous aurez tort de ne pas profiter de vos droits surtout concernant la formation : investissez sur vous-même sachant que vous serez rémunérés.
Depuis 2004, le DIF (Droit Individuel à la Formation) permet à tout salarié ayant au moins un an d’ancienneté dans son entreprise de demander une formation à son employeur dans le cadre de son activité.
Tous les ans, chaque salarié se voit créditer de 20h de formation. Ce crédit de formation est cumulable pendant 6 ans pour atteindre un maximum de 120h.
Si vous réalisez votre formation en dehors des heures de travail, votre employeur vous versera une allocation correspondant au nombre d’heures de la formation et pour un tarif horaire équivalent à 50% de votre taux horaire net.

Normalement, il est préférable de faire votre demande de DIF par courrier recommandé mais je vous propose une démarche différente si vos relations avec votre supérieur sont bonnes.

Dans un premier temps, vous devez trouver la formation dont vous avez besoin (anglais, bureautique, communication, management, ...). Beaucoup de centres de formation ont adapté leur formation classique de courte durée au DIF. Au cours de votre recherche, vous pouvez commencer à en parler à votre responsable pour connaître son avis.

Une fois la formation trouvée, vous allez devoir rédiger votre demande et la transmettre par mail à votre responsable. Votre demande devra mentionner l’intitulé de la formation, le programme et éventuellement le planning. Je vous conseille de justifier votre demande en montrant l’intérêt de cette formation pour votre entreprise.

Il y a quinze jours, j’avais une discussion avec un consultant concernant le DIF. Il m’informait que les cadres étaient assez frileux à demander une formation par peur d’être jugé négativement. Je pense que c’est une erreur de jugement. Nous avons tous besoins de nous former tout au long de notre carrière. Si nous arrêtons d’apprendre, nous restons sur nos acquis alors que l’entreprise avance rapidement. Le fait de demander une formation n’est pas un signe de faiblesse mais une volonté de progresser avec son environnement.

"Investir dans la formation c'est conjuguer au présent mais aussi au futur le souci des hommes et le souci des résultats." Philippe Bloch Extrait de Service Compris

Comment apprendre de ses échecs ?

A la fin de mes études de Techniques de commercialisation à l'IUT, je devais faire un stage au sein d'une société qui commercialisait un progiciel pour les organismes HLM. Le but de mon stage était de téléphoner à des organismes pour obtenir d'une part des renseignements sur la société et d'autre part un RdV pour le commercial.

Je n'avais pas étudié ce domaine (le phoning) au cours mes études et je ne savais pas de quelle façon commencer.

La première semaine, les résultats de mes efforts ont été infructueux : je ne savais pas comment faire pour changer cette situation qui devenait stressante.

Après un week-end de réflexion, j'ai décidé d'aller voir le commercial pour lui demander de l'aide. C'était un homme d'une quarantaine d'années qui dévellopait avec son entourage de très bonnes relations .

Une fois que je lui ai expliqué mon problème, il m'a installé dans un bureau disponible en prenant une grande feuille blanche qu'il a collé sur un des mur du bureau. Il a commençé par me dire que l'échec n'était pas important. Il a ajouté en plus qu'il fallait simplement échouer plus souvent pour obtenir des résultats. A ce moment là, je n'ai pas très bien compris ce qu'il voulait dire : comment réussir en échouant plus souvent ?

Comprenant en voyant ma tête que j'étais sceptique, il a continué ses explications. Il m'a indiqué que plus j'appelerai et serai confronté à une fin de non-recevoir, plus je comprendrais mes erreurs pour en tirer des enseignements.

Puis il m'a expliqué qu'il me fallait un "scénario" pour me guider lors de mes appels. Dans un premier temps, ce scénario devait reprendre une conversation typique pour obtenir des renseignements de la part de mes interlocuteurs et pour terminer sur un RdV. Il m'a aidé à le réaliser sur la grande feuille de papier et il m'a indiqué que je devrais l'améliorer au fur et à mesure de mes appels.

Et pour terminer mon éducation sur le « phoning », il est resté avec moi pour mes premiers appels pour me conseiller et pour m'encourager.

A la fin de mon stage, j'avais réussi à obtenir des RdV pour le commercial. Suite à cette réussite, d'autres commerciaux de la société m'ont demandé de réaliser la même opération sur leur secteur commercial et c'est ainsi que je me suis déplacé à Lyon et Nantes au cours de mon stage.

Cette expérience m'a appris qu'il ne fallait pas :
- s'arrêter sur un échec mais qu'il fallait en tirer des leçons,
- se renfermer sur soi-même mais qu'il fallait trouver des appuis et des conseils,
- commencer sans avoir appris les principes de base.

« Le succès, c'est être capable d'aller d'échec en échec sans perdre son enthousiasme. » Wiston Churchill
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