Devenez beau, riche et intelligent avec PowerPoint, Excel et Word

Un petit livre (48 pages) gratuit mais plein de qualité écrit par Rafi Haladjian en 2003 : Eloge de l'incertitude

Un pamphlet jubilatoire à lire sans réserve. Les entreprises utilisent toujours ce trio de MicroSoft (ou d’autres mais le résultat est le même) pour vendre tout et n’importe quoi.

Il n’y a pas très longtemps, un manager me confiait ce commentaire : « Aujourd’hui pour travailler dans un groupe, il faut savoir utiliser PowerPoint et parler anglais. »

Rafi Haladjian est un pionnier de l’internet en France.

"Commencez par changer en vous ce que vous voulez changer autour de vous." Gandhi

17 pistes pour maîtriser les coûts informatiques

Remplacer des outils payants par des outils gratuits et rendre plus autonome les utilisateurs

1 - Optimiser l'utilisation des outils "open source" pour les utilisateurs : Open Office à la place de la Suite Office de MS

2 - Développer un plan de formation des utilisateurs sur les outils bureautiques : l'idée est de limiter les appels au HDI (HelpDesk informatique) pour des problèmes d'utilisation.

3 - Former des utilisateurs clefs sur les logiciels métiers.

Optimiser l’existants

4 - Réduire les coûts d'impressions :
* limiter l'usage de la couleur à certaines personnes,
* imprimer systématiquement en recto/verso, * grouper plusieurs slides sur une même page,
* changer les noms des imprimantes (ex : imprimantes N&B = brouillions, couleurs = définitif),
* supprimer les imprimantes locales (ou avoir une seule référence d’imprimantes locales pour les consommables),
* éloigner les imprimantes ou réduire le nombre d’imprimantes (ajouter une contrainte
supplémentaire pour diminuer les impressions),
* revoir les documents en fonction de leurs intérêts (est-ce que toutes les pages sont nécessaires,
pouvons-nous la remplacer par un document électronique),
* expérimenter la GED,
* sensibiliser régulièrement les utilisateurs (coût et écologie).

5 - Automatiser au maximum les tâches récurrentes de la DSI pour dégager du temps pour d’autres besoins.

6 - Intégrer les applications orphelines : les applications qui sont en dehors du périmètre de la DSI (ex : Base acces). L’idée étant d’étendre le périmètre avec les mêmes ressources.

7 - Renégocier régulièrement les contrats avec vos partenaires : mise en concurrence sans changer de partenaire. L’idée est de baisser les coûts sans engendrer des changements (nouveaux projets). Si la différence de coût est importante et si elle permet un retour sur investissement rapide (<1an)

Développer de nouveaux services pour nos partenaires

10 - Proposer des services payant pour vos fournisseurs ou vos clients (analyse de vos ventes pour vos fournisseurs).

11 - Optimiser l'architecture : Si vous avez une salle infromatique sécurisée (salle blanche), vous pourriez imaginer de proposer de l'hébergement pour le secours informatique d'autres sociétés.

Augmenter la réactivité

12 - Augmenter le débit de réalisation des projets :
* utiliser l'approche de la "Chaîne critique" pour la planification et pour la réalisation des projets (La chaîne critique) : 25% de gain sur les délais,
* remplacer les cahiers des charges par les jeux de tests (le meilleur moyen de décrire une demande est de faire une description à l'aide de cas de tests avec des situations concrètes. Dans ce cas, l'utilisateur et l'informaticien ont le même langage. De plus, les cas de tests sont réutilisables pour la suite du projet et pour la maintenance),

13 - Développer la polyvalence au niveau des ressources : adapter l’affectation des ressources plus facilement en fonction des besoins.

14 - Déstructurer l’organisation classique (étude, production, services) en pôle autonome par métier ou fonction. L’idée est d’augmenter l’efficacité de l’ensemble en la rendant plus fluide. Par exemple, Il ne s’agit pas de multiplier les machines mais de louer des ressources à un centre de production qui s’occupera lui de la partie complexe (montée de version, optimisation des performances, etc)

Divers

15 - Remplacer les prestataires par des embauches. Même si ce n'est pas la politique de la société, la différence de coût n'est pas négligeable. La solution intermédiaire est le CDD. De même qu'il faut faire attention à certain texte du code du travail (exemple : art L-1111-2 Code du travail « Le collaborateur mis à disposition dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillant au moins depuis un an doit être intégré à l’effectif de l’entreprise. »)

16 - Embaucher des personnes avec un handicap : tout employeur d’au moins 20 salariés doit employer dans une proportion de 6% de son effectif salarié (handicapé reconnu par la COTOREP ou accident de travail et maladie professionnelle avec une incapacité de 10%) ou payer une taxe. L’autre solution consiste à s’acquitter pour 50% de leur obligation d’emploi en concluant des contrats de fourniture ou de sous-traitance.

17 - L’emploi de stagiaires ou d’apprentis : Au-delà de l’aspect économique qui nous intéresse ici, cela permet de disposer de ressources nouvelles avec un regard différent sur notre activité. Exemples : Ecole financière : définir un contrôle de gestion et budgétaire pour le SI, Ecole de commerce : Etude régulière sur la satisfaction auprès des utilisateurs, Ecole d’ingénieur : études techniques comme LAD (lecture automatique de documents) pour la saisie des factures fournisseurs

"Quelle prétention de prétendre que l'informatique est récente : Adam et Eve avaient déjà un Apple !" Anonyme

Deux outils gratuits pour améliorer son efficacité – outils – Management novembre 2009

* Aide mémoire : des Post-It sur votre bureau d’ordinateur pour ne rien oublier (note, image, lien web ou encore rappel sonore). Software Notes Lite (à télécharger sur le site 01net.com).

* Agenda Google : Je l’utilise depuis 1 mois. Il est vraiment très pratique : accessible partout, alerte multiple, réception par mail du planning de la journée, etc.

"Les ordinateurs de bureau présentent d'intéressantes possibilités de communication professionnelle. Vous pouvez coller des "Post-It" au bord de l'écran !" Dave Barry


Comment créer de nouveaux espaces stratégiques ?

Il existe seulement deux leviers permettant aux entreprises de réussir : la stratégie et l’exécution. Les autres moyens comme la qualité de service ou une culture d’entreprise, peuvent les rendre plus efficaces mais sans stratégie, la qualité de service n’apportera pas le marché nécessaire à la vie de l’entreprise. Par contre, ces deux leviers ne sont pas une garantie de réussite. La stratégie choisie peut-être mauvaise ou l’exécution de cette stratégie peut être mal appliquée.


Les entreprises qui réussissent se remettent en question régulièrement pour toujours avoir une longueur d’avance sur leurs concurrents et pour éviter rester sur un marché concurrentiel (guerre des prix).


Elles cherchent une stratégie qui va élargir la demande et prendre la concurrence à contre pied.

Par contre, la majorité des entreprises ont une vision stratégique limitée voire "militaire", alors qu’il existe des marchés ouverts et non disputés :

- Battre la concurrence,

- Gagner des parts de marché,

- Repousser les frontières de notre marché,

- Etc.


Les produits et les services proposés par les entreprises sont de plus en plus banalisés entrainant des guerres de prix et où leurs marges baissent. La raison est relativement simple : quand les produits deviennent similaires sur un marché, les clients choisissent en fonction du seul critère prix.


Les méthodes traditionnelles pour définir une stratégie sont de choisir la différenciation ou la domination par les coûts mais elles ne sont pas suffisantes. Il faut opérer un saut de valeur mettant hors jeu la concurrence en créant un nouvel espace.


Les modèles actuels :

- Apporter un plus au client avec un coût plus élevé,

- Offre banale à un coût modéré.


Comment créer de nouveaux espaces de développement ?

Il faut jouer avec ces deux éléments : Apporter un plus au client à un prix modéré.


Prenons l’exemple de la restauration :

Pour simplifier, vous avez les restaurants bons marchés proposant des prix relativement bas et les restaurants moyens et hauts de gamme proposant des prix élevés : chacun se bat pour survivre à la crise. Quelles solutions peuvent-ils trouver pour avoir un positionnement différent ?

- Diminuer leur prix,

- Diminuer leur coût.


Est-ce que ces solutions sont viables ? à mon sens : non.


Mais alors qu’elle est la solution ? Il faudrait se poser la question suivante : que peuvent-ils apporter en plus à leurs clients ? Quelles sont les contraintes qui empêchent les gens d’aller au restaurant ?


En répondant à ces questions, il est possible de trouver des éléments de développement.

- Développer la livraison à domicile (concurrence avec les traiteurs),

- Développer un service de baby-sitting,

- Donner des cours de cuisine l’après-midi après le service du midi,

- Diffuser les menus (et quelques recettes) du restaurant sur un site Web

- etc.



"L'essence de la stratégie est le choix d'accomplir ses activités d'une manière différente de celle de ses concurrents." Mickaël Porter

« Chaîne critique » par rapport au « chemin critique »

Eléments spécifiques de l’approche de la « chaîne critique » qui ne font pas partie du « chemin critique »

Si vous ne connaissez pas l’approche « chaîne critique », vous pouvez consulter le site de « La chaine critique de Marris Consulting » (très bien réalisé) ou un de mes précédents articles.
Comment respecter les délais sur un projet ?


1. Les membres de l'équipe projet sont invités à se consacrer à une seule tâche du projet, pour l'achever le plus rapidement possible. De manière périodique (généralement hebdomadaire), un rapport d’activité sera demandé pour savoir combien de temps il faut disposer pour terminer la tâche.

2. Les dates d'échéance des tâches ne sont pas données, ni surveillées.

3. Lorsque vous planifiez un projet, les temps de travail prévus sont beaucoup plus proches de la réalité en considérant que les ressources sont dédiées au projet.

4. Le multitâche est sensiblement réduit, de façon permanente. Pourquoi les projets prennent-ils du retard ?

5. Au cours du projet, les membres de l’équipe ne sont pas évalués en fonction du respect ou non des délais prévus.

6. Les membres de l’équipe sont invités à transmettre le plus rapidement possible leurs résultats de fin tâche à la ressource suivante.

7. L’utilisation des jalons (date intermédiaire) est limitée.

8. En prenant en compte la dépendance des ressources et la dépendance tâche, la plus longue séquence de tâches dépendantes traduira la chaîne critique.

9. La gestion des « Tampon » doit être efficace pour accroître la certitude de terminer le projet dans les temps.

10. La « chaîne critique » utilise un concept de jeu de temps (tampon) pour obtenir de la flexibilité au niveau de tâches non critiques. Par contre sur la « chaîne critique », il n'y a pas de période creuse.

11. La « chaîne critique » exige que les tâches non critiques soit planifiées le plus tard possible pour réduire de façon significative les comportements appelés «syndrome des étudiants» et «la loi Parkinson».

12. Les modifications du « chemin critique » sont souvent nécessaires en cours de projet parce qu'il n'y a pas de tampon pour absorber les retards. Si les « tampons » sont appliqués correctement, la « chaîne critique » ne change pas pendant toute la durée du projet.

13. La « chaîne critique » reconnaît qu'il existe des environnements multi-projets dans lesquels les projetsont des ressources communes où il faut gérer des interdépendances. En d'autres termes, les projets partagent un pool de ressources, pour au moins certaines tâches.

14. L’approche de la « chaîne critique » permet d’identifier les ressources stratégiques à travers une collection de projets. En cas de surcharge ou indisponibilité de ces ressources, il y aura un impact sur la durée du projet (contrainte).

15. L’utilisation de ce système pour la gestion des projets permet d’améliorer le flux de projets, d'accroître la prévision des résultats de chaque projet et d'accroître l'efficacité des ressources essentielles en réduisant les effets du "mauvais multitâche".


C'est le centième article d'"Autour du système d'information"

"La confiance est un élément majeur : sans elle, aucun projet n'aboutit." Eric Tabarly

A découvrir Daniel Pink - liens web

Daniel Pink est un auteur et conseiller américain spécialisé sur l'analyse des transformations dans le monde du travail.

Voici quelques liens vous présentant son travail :

- Chronique de son livre "L'homme aux deux cerveaux" (Blog : des livres pour changer de vie)
- Conférence TED sur la motivation (blog : keyros)
- Site de Daniel Pink
- Le site sur son livre "Les aventures de Johnny Bunko"
- mon article sur son livre "Les aventures de Johnny Bunko"

Les six choses que vous devez savoir ... pour gérer votre carrière :
1 Les plans, ça n'existe pas,
2 Pense tes forces, pas tes faiblesses.
3 L'important, ce n'est pas toi,
4 La persévérance l'emporte sur le talent,
5 Fais des erreurs, mais fait-les bien,
6 Laisse ton empreinte.

L’indice Syntec – Le saviez-vous ? – Syntec informatique

L’indice Syntec est un indice d’évolution des coûts dans les domaines de l’ingénierie, des études et du conseil, et de l’informatique.


Il prend en compte l’évolution des coûts de la main d’œuvre (masse salariale : salaire brut et charge patronale) et les effectifs par unité de temps (heure/journée).


L’indice est calculé et publié mensuellement avec un décalage d’un mois (lissé sur 12 mois). L’indice de janvier sera publié fin février.


Il est utilisé pour la révision des prix contractuels passés avec un partenaire (clause financière des contrats) à chaque échéance ou date anniversaire.


Formule de calcul :

P1 = P0 X S1 / S0

P1 = prix révisé

P0 = prix contractuel d’origine

S0 = indice Syntec de référence retenu à la date contractuelle d’origine

S1 = dernier indice publié à la date de révision


Syntec informatique : Chambre professionnelle des SSII et des éditeurs de logiciels

Date de création de l’indice Syntec : 1961 (indice 100) puis divisé par 10 en 1984 (indice 105.3)

Reconnu par le Ministère de l’économies et des finances depuis le 11 mars 1974

Vous pouvez le calculer et l'adapter à votre besoin interne pour mesurer votre indice de coût.

"Une mesure exacte vaut l'avis d'un milliers d'experts." Grace Hopper


Comment faire pour que les gens suivent vos conseils ?

Vous en avez assez que vos idées n’aboutissent pas ou qu’elles ne soient pas prises au sérieux.

Et bien, il existe des principes psychologiques qui peuvent vous aider à obtenir l'adhésion à vos idées.


Les trois principaux facteurs sont les émotions, la stratégie et les conséquences :


- Nos décisions sont fondées dans 90% des cas sur les émotions. Nous recourons ensuite à la logique pour justifier nos actes. Pour convaincre, vous devez faire appel aux émotions,

- Proposez à votre interlocuteur une stratégie ou un mode d’emploi clair. Il ne suffit pas de dire où vous souhaitez aller mais de décrire le chemin. Plus vous décrirez un chemin simple, plus votre interlocuteur sera amené à le suivre,

- Expliquez-lui aussi la façon dont votre idée permettra d’éviter des conséquences indésirables, ce sera plus payant que de lui expliquer ce qu’il a à gagner à vous écouter.


Le principe est simple : seulement trois facteurs pour obtenir des résultats rapides. Si vous avez une idée formidable mais qu’elle est mal présentée, elle risque de rester dans les cartons.


Mais ce n’est pas tout, vous pouvez aller encore plus loin pour vous assurer l’adhésion à votre idée.

Quatre autres stratégies peuvent être utilisées en complément des trois premières facteurs :

- Vous pouvez lui faire remarquer que c’est lui qui vous l’a inspirée.

- Vous pouvez lui montrer qu’elle est cohérente avec ses principes.

- Pour être plus crédible, vous devez être sincère et humble (vous n’avez pas la réponse à tout).

- Vous pouvez également montrer de l’enthousiasme en présentant votre idée ainsi elle sera mieux partagée. L’enthousiasme est communicatif.


Il y a des choses que je crois savoir et d’autres dont je suis certain. A l’évidence, je suis persuadé que ces principes fonctionnent.


En lisant ces quelques lignes, vous vous dites sûrement : « c’est du bon sens » ou « c’est évident ». Inconsciemment, vous connaissiez déjà ces principes comme moi mais combien de fois les appliquons-nous pour faire passer nos idées ?


Alors maintenant plus d’excuses, vous avez les solutions pour vendre vos idées …


"Je ne comprends pas pourquoi les gens ont peur des idées nouvelle. Moi, j'ai peur des vieilles idées." John Cage


article sur le même sujet : Le trio de l'argumentation

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